Kommune fik klarhed over økonomiske og kvalitative fordele ved analyse af rengøringydelse
Casevirksomheden vil i denne beskrivelse fremstå som anonym
Af hensyn til fortrolighed og samarbejdsaftaler er kommunen anonymiseret i denne case. Dette sikrer, at vi kan dele værdifulde erfaringer og resultater uden at kompromittere vores kunders privatliv og følsomme oplysninger.
En anonym kommune tog kontakt til Servicemægleren A/S for at få foretaget en udbudsanalyse af deres rengøringsopgave. Kommunen ønskede at få belyst både de økonomiske og kvalitative aspekter ved henholdsvis at beholde rengøringen i eget regi og ved en potentiel udlicitering af opgaven. Målet var at træffe en velinformeret beslutning om rengøringens fremtid.
For at sikre en grundig og objektiv vurdering blev udbudsanalysen opdelt i to dele:
Analyse af rengøringsløsningen i eget regi
Analyse af rengøringsløsningen i udliciteret regi
Vurderingen bestod af både de økonomiske rammer og de kvalitative rammer for rengøringsopgaven. Analyserne dannede herefter grundlaget for en komparativ vurdering af fordele og ulemper ved de to metoder.
Analyse af rengøringen i eget regi
I første fase blev kommunens eksisterende rengøringsløsning gennemgået. Servicemægleren analyserede budgetter, regnskaber og data om rengøringsopgaver, herunder m²-ydelser, tidsnormeringer og anvendte ressourcer. På det kvalitative niveau blev der foretaget interviews med de rengøringsansvarlige i kommunen, hvor forhold som kvalitetssikring, bæredygtighed, fleksibilitet og ekstraopgaver blev afdækket. Analysen blev således en sammenfatning af den fulde rengøringsopgave samt det ansvarsområde som rengøringspersonalet havde ansvar for.
Denne analyse gav kommunen et klart overblik over, hvordan deres nuværende løsning fungerede, både økonomisk og i forhold til opgavens udførelse.
Analyse af en udliciteret rengøringsløsning
Dernæst blev en analyse af en mulig udlicitering gennemført. Her sammenlignede Servicemægleren data fra flere kommuner, der allerede havde udliciteret deres rengøringsopgaver. Økonomiske parametre som udgifter, ㎡-ydelser og overenskomster blev vurderet, og kvalitetsniveauet for rengøringen hos eksterne leverandører blev analyseret.
Den kvalitative analyse tog afsæt i en gennemsnitlig vurdering af det rengøringsniveau som der på et objektivt plan bliver tilbudt af relevante selskaber i rengøringsbranchen. Der blev således taget afsæt i det niveau som typisk tilbydes af de selskaber som ofte byder ind på Kommunale rengøringsopgaver. Dette på samme måde vedrørende kvalitetssikring, fleksibilitet, afløsningsprocedure, bæredygtighed og øvrige kvalitative parametre som har relevans i sammenhæng med udbud af rengøringsopgaver ved Kommuner. Ovenstående data stammer fra en lang række af udbudsprocesser for sammenlignelige Kommuner og indsamlet statistik fra juridiske kontraktstyringsopgaver og øvrige analyseprocesser.
Denne fase sikrede, at kommunen fik et realistisk billede af, hvad en udliciteret løsning ville koste og hvilke kvalitetsstandarder, de kunne forvente.
En velinformeret beslutning
På baggrund af de to analyser blev der udarbejdet en komparativ vurdering, der præsenterede de samlede økonomiske og kvalitative fordele og ulemper ved at beholde rengøringen i eget regi eller udlicitere opgaven. Denne præsentation gav kommunens beslutningstagere, herunder byrådet, et solidt grundlag for at træffe en velinformeret beslutning om rengøringens fremtid.
Analysen blev præsenteret for de ledende ansvarlige i kommunen og herefter fremsendt til byrådet til beslutningstagen vedrørende om opgaven skulle fastholdes i eget regi eller forsøges udliciteret. Uanset hvilken løsning kommunen vælger, har de nu en fuldstændig forståelse af både de økonomiske og kvalitative konsekvenser.
Skal din organisation have samme indsigt?
Har din organisation brug for at få belyst potentialet ved udlicitering eller ønsker du blot at optimere jeres eksisterende løsning? Vi hjælper både kommuner og private virksomheder med analyser, der sikrer de bedste beslutningsgrundlag. Kontakt os for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe jer.